先日、帰化申請に添付することのある無きことの証明について触れましたが、その時書いたように、官公庁によって、そのフォーマットが違います。
そして、そのフォーマットによって、その役所がどのように書類を探して、その証明書を発行したのかが、推察されます。
そして、とことん探した際に発行される書式の不見当証明を入手することが必要であり、また、こちらが望む書式の不見当証明が交付されない場合でも、例えば市区町村ならば市民課（あるいは戸籍課、市民窓口課）の職員ときちんと話をして探し方まで指定しなければならないことが良くあります。
ところが、書類の管理方法や検索のルール、制度の変遷の歴史などを知らなければ、職員は本気で相手をしてくれません。また、よく分かっていない職員もいます。
さらに市区町村毎の市民課のレベル、また、個々の職員のレベルもある程度把握した上で（さすがに全国的には把握しかねますが、大阪の行政書士なら少なくとも市内各区、できれば府下各市町村あたりは把握すべきでしょう）、各役所で発行されるフォーマットや検索のやりとりも考えて、申請者からの聴取の時点で戦略を立てつつ面談できる能力を養わねばなりません。これは経験と、その経験を整理する努力によってのみ培われるものです。
また、同じ官公庁においても、複数の書式の無きことの証明書を発行することが可能です。
そして、職員はできるだけ検索上、省力化できる書式のものを発行したがりますから、案件内容における他の補完データの状況なども合わせて考えて、どのレベルの検索が必要か、ということを念頭に、無理を言うべきときは無理を言い、職員を困らせないでおくべきときは引き下がり、役所と良い人間関係を築いていくことが、この商売には必要です。
そのうちに顔を見せただけで、「うるさいやつが来た」と市民課の職員がなかばあきらめた顔を見せる一方、毛嫌いされずにとことん付き合って探してくれるようになっていくものです。
参考リンク：
無きことの証明書（不見当証明）／帰化申請必要書類
無きことの証明書（不見当証明）の書式／帰化申請必要書類
無きことの証明書（不見当証明）を付ける意味／帰化申請必要書類
提供：帰化申請の「ＡＳＣ申請支援センター」